Inleiding
De jaarrekening is opgesteld met inachtneming van de voorschriften zoals opgenomen in het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten (BBV) en de financiële verordening. Dit is de verordening ex artikel 216 van de Provinciewet, waarin door Provinciale Staten de uitgangspunten voor het financiële beleid, alsmede de regels voor het financiële beheer en voor de inrichting van de financiële organisatie zijn vastgesteld.
Waarderingsgrondslagen
De waardering van de activa en passiva en de bepaling van het resultaat vinden in principe plaats op basis van historische kosten. Tenzij anders vermeld worden de activa en passiva opgenomen tegen nominale waarden. De waarderingsgrondslagen worden in het vervolg van de toelichting op de balans bij de specifieke onderdelen nader toegelicht.
Grondslagen voor resultaatbepaling
De baten en lasten worden toegerekend aan het jaar waarop zij betrekking hebben, ongeacht of dit tot ontvangsten of uitgaven heeft geleid. Baten en winsten worden slechts genomen voor zover zij op balansdatum zijn gerealiseerd. Verliezen en risico's die hun oorsprong vinden voor het einde van het begrotingsjaar, worden in acht genomen indien zij voor het opmaken van de jaarrekening bekend zijn geworden.
Grondslag verantwoording subsidielasten
Met ingang van 1 januari 2021 is het nieuwe stelsel voor lastneming van subsidies van toepassing.
De verwerkingswijze is in het nieuwe stelsel afhankelijk van het type subsidie en de gestelde voorwaarden, waarbij de Commissie BBV bij voorwaardelijke subsidieverstrekkingen duidelijk aangeeft dat de subsidielast op basis van het toerekeningsbeginsel verantwoord dient te worden. Dit betekent dat de subsidielast verantwoord dient te worden in het jaar waarin door de subsidieontvanger de prestatie (waarvoor de subsidie is verstrekt) is geleverd en (gedeeltelijk) aan de gestelde voorwaarden is voldaan. Tot en met 2020 werd de subsidielast uit hoofde van verstrekte meerjarige projectsubsidies volledig ten laste van de exploitatierekening gebracht bij afgifte van de subsidiebeschikking.
De Commissie BBV biedt de mogelijkheid tot instellen van een grensbedrag. Meerjarige projectsubsidies boven het grensbedrag dienen verantwoord te worden op basis van het toerekeningsbeginsel. Lasten uit hoofde van meerjarige projectsubsidies kleiner dan het grensbedrag, dienen volledig te worden verantwoord in het jaar van aanvang van het project zoals vermeld in de subsidiebeschikking. Provinciale Staten hebben van deze mogelijkheid gebruikgemaakt en op 7 juli 2021 (bij voordracht ter vaststelling van de Kadernota 2021-2025 en de Voorjaarsmonitor 2021 ) een grensbedrag van € 750.000 vastgesteld, wat binnen de door de Commissie BBV aangegeven range valt van 0,00% - 0,25% van de totale lasten, inclusief toevoegingen aan de reserves over deze boekjaren op basis van de primitieve begroting.
De subsidielasten worden vanaf 2021 niet meer verantwoord in het jaar waarin de subsidieverleningsbeschikking is afgegeven maar in het jaar waarin de subsidieontvanger start met de uitvoering van de activiteiten op basis van de startdatum van de projectperiode in de subsidieverleningsbeschikking, tenzij:
- de verstrekte subsidie een boekjaarsubsidie betreft: uit de subsidiebeschikking blijkt onomstotelijk dat de activiteiten waarvoor de subsidie wordt verleend in één of meerdere volgende jaren zal plaatsvinden;
- de verstrekte subsidie een projectsubsidie betreft, het individuele subsidiebedrag het door PS vastgesteld grensbedrag van € 750.000 overschrijdt en die boekjaar overschrijdend is.
Bij afgifte van de subsidieverleningsbeschikking wordt, voor zover de verstrekte projectsubsidie nog niet als last in het boekjaar is verantwoord, het resterende bedrag opgenomen onder de niet uit de balans blijkende verplichtingen (NUBBV).
Een verstrekte projectsubsidie van € 750.000 of hoger wordt bij afgifte van de subsidieverleningsbeschikking op basis van het bestedingsritme van de begrote jaarlijkse kosten zoals opgenomen in de subsidieverleningsbeschikking, toegerekend aan de betreffende boekjaren. Voor het einde van het boekjaar wordt aan de hand van de financiële voortgangsrapportages bekeken of de lastneming nog steeds overeenkomt met de begroting. Bij significante afwijkingen wordt een gewijzigde subsidiebeschikking door de provincie afgegeven en vindt een correctie plaats van de verantwoorde subsidielast.
Algemene grondslagen voor de rechtmatigheidsverantwoording
De in de jaarrekening opgenomen rechtmatigheidsverantwoording is opgesteld op basis van de kaders zoals besloten in de financiële verordening en op basis van de Kadernota Rechtmatigheid 2023. Dat betekent dat:
- De rechtmatigheidsverantwoording toeziet op de financiële rechtmatigheid van baten, lasten, balansmutaties;
- De financiële rechtmatigheid waaronder het voorwaardencriterium, het begrotingscriterium en het misbruik & oneigenlijk gebruik criterium omvat:
- Voor het voorwaardencriterium bestaat de norm uit het normenkader zoals op 20 december 2023 door Provinciale Staten is vastgesteld;
- Voor het begrotingscriterium geldt dat alle overschrijdingen van lasten en investeringskredieten onrechtmatig zijn, waarbij voor een aantal scenario’s in de financiële verordening is beschreven wanneer deze overschrijdingen acceptabel zijn. Voor over- en onderscheidingen van baten, onderschrijdingen van lasten en onderschrijdingen van investeringskredieten geldt dat deze als onrechtmatig zijn aangemerkt indien ze niet tijdig aan Provinciale Staten zijn gemeld.
- Ten aanzien van het M&O-criterium is het M&O-beleid van onze organisatie leidend bij het voorkomen en opsporen van misbruik en oneigenlijk gebruik. Omdat alleen bij misbruik sprake is van een onrechtmatigheid zijn eventuele gevallen van misbruik (mits cumulatief met andere fouten of onduidelijkheden boven de verantwoordingsgrens) opgenomen in de rechtmatigheidsverantwoording.
- De rechtmatigheidsverantwoording is opgesteld binnen de kaders van de Kadernota Rechtmatigheid 2023 van de Commissie BBV alsmede onze eigen financiële verordening. Dit betekent dat:
- Een verantwoordingsgrens van 1% (zijnde € 5.337.000) is gehanteerd waarboven cumulatieve fouten en onduidelijkheden in de rechtmatigheidsverantwoording worden opgenomen;
- Een rapporteringstolerantie van € 533.700 is gehanteerd waarboven fouten en onduidelijkheden in de paragraaf bedrijfsvoering worden opgenomen.