De Wet open overheid (Woo) regelt het recht op informatie over alles wat de overheid doet. Het is sinds 1 mei 2022 de opvolger van de Wet openbaarheid van bestuur (Wob). De Woo bepaalt (artikel 3.5) dat een bestuursorgaan in de jaarlijkse begroting en verantwoording aandacht besteedt aan de beleidsvoornemens en uitvoering van de Woo.
De Woo onderscheidt drie hoofdverplichtingen:
• actieve openbaarmaking,
• passieve openbaarmaking,
• het op orde brengen van de informatiehuishouding.
In deze openbaarheidsparagraaf leggen we op hoofdlijnen verantwoording af over de uitvoering van deze verplichtingen. Het betreft zowel de reguliere activiteiten die uit de standaard budgetten worden bekostigd als de activiteiten die zijn gerealiseerd vanuit de gelden van de Wet open Overheid (de Woo-gelden).
1. Actieve openbaarmaking
Ter voorbereiding op de verplichting tot actieve openbaarmaking van 17 informatiecategorieën (artikel 3.3. van de Woo) hebben we ons medio 2023 aangesloten op de Woo-index. Het doel van deze Woo-index is dat alle informatie die bestuursorganen volgens de Woo actief openbaar moeten maken, te vinden is op één centrale plek en doorzoekbaar is. De Woo-index hebben we inmiddels gevuld met al openbaar gemaakte informatie.
Op landelijk niveau is veel discussie geweest over de opzet van de landelijke infrastructuur waarop bestuursorganen verplicht aansluiten om documenten uit in de wet genoemde informatiecategorieën te publiceren. Op advies van het Adviescollege ICT-toetsing (AcICT) is besloten de ontwikkeling van het programma Platform Open OverheidsInformatie (PLOOI) stop te zetten omdat er niet snel genoeg aan de eisen van de Woo zou kunnen worden voldaan. En om te starten met een minimale opzet in de vorm van een Woo-index en een zoekfunctie. De Woo-index is inmiddels operationeel, de zoekfunctie is nog in ontwikkeling.
Deze opzet van de landelijke infrastructuur betekent dat wij als provincie zelf een publicatievoorziening (lees website) moeten inrichten om informatie openbaar te maken. Voor de korte termijn hebben we als oplossingsrichting gekozen voor onze eigen provinciale website. We onderzoeken of deze oplossing voldoende is om ook op langere termijn te behouden of dat er een alternatief moet komen.
De voorbereiding (inventarisatie) van het actief openbaar maken van de verplichte informatiecategorieën, waaronder beleidsregels en convenanten, is in 2023 voortgezet. Woo-besluiten en de daarbij verstrekte informatie maken we al actief openbaar, zo ook PS-stukken en GS-besluitenlijsten.
Onze Woo-contactpersoon heeft verschillende teams bezocht om uitleg te geven over actieve openbaarmaking en de impact daarvan op het werk van medewerkers. Workshops over de Woo en het belang van toegankelijke overheidsinformatie zijn voorbereid en worden in 2024 aangeboden via de ProvincieAcademie.
Naast de Woo is ook de uitvoering van de Wet elektronische publicaties (Wep) van belang voor het vindbaar en bruikbaar maken van overheidsinformatie. Deze wet verplicht ons per 1 juli 2023 om onze voorgenomen besluiten en de bijbehorende documenten digitaal ter inzage te leggen via officielebekendmakingen.nl. Wij horen bij het kleine percentage (5%) van alle overheidsorganen die dit inmiddels doet. We maken gebruik van gebruikersvriendelijke laksoftware en betrokken medewerkers krijgen daarvoor een korte training.
Het begrijpelijk maken van onze bekendmakingsteksten op officielebekendmakingen.nl hebben we in 2023 voortgezet. De bedoeling is om te komen tot standaarden (modelkennisgevingen) die begrijpelijk en toegankelijk zijn.
2. Passieve openbaarmaking
Vooral bij omvangrijke Woo-verzoeken vergt het verzamelen en beoordelen van stukken veel tijd. Wij hebben de Groningse aanpak ontwikkeld. Dat houdt in dat we bij grote complexe Woo-verzoeken een data-specialist inzetten en speciale software gebruiken (ZyLAB). Het zoeken naar informatie is dus geautomatiseerd. De inhoudelijk betrokken medewerker hoeft niet zelf te zoeken naar documenten. Deze werkwijze is transparant omdat de verzoeker meekijkt in het zoekproces en meebeslist welke documenten relevant zijn. De kans op compleetheid is groot en we vergroten de kans op objectiviteit doordat we een gestructureerd proces volgen en automatisch zoeken. De afhandeling is hierdoor veel beter traceerbaar en transparanter. Dit alles zorgt voor vertrouwen bij de verzoeker. We kunnen sneller werken, maar het blijft veel werk. Ook omdat we zien dat het aantal Woo-verzoeken toeneemt en er meer complexe Woo-verzoeken binnenkomen. In 2023 hebben we daarom ook weer gebruik moeten maken van een extra Woo-jurist. Alle Woo-verzoeken van 2023 staan op onze website.
3. Verbetering van de informatiehuishouding
Om informatie goed te kunnen delen met de maatschappij is het nodig om onze informatie aan de voorkant al goed op te slaan en processen en systemen op orde te hebben. Dit is samen met het bewustwordingsproces voor medewerkers een grote veranderopgave die we met de gehele organisatie oppakken om zo toe te werken naar meer transparantie in onze manier van denken en werken.
Vanuit het spoor Informatiebeheer onder het programma De Groningse Digitaliseringsstrategie zijn we 2023 aan de slag gegaan om het informatiebeheer te verbeteren.
We hebben een nulmeting gedaan waarvan de uitkomsten worden gebruikt voor een informatiebeheerplan waar we in 2023 een start mee hebben gemaakt. Tegelijkertijd zijn we begonnen met het opstellen van ontbrekende kaders en richtlijnen en het verbeteren van het informatiebeheer binnen bestaande applicaties.
We zijn in 2023 verdergegaan met de invoering van een kwaliteitssysteem voor informatiebeheer; we hebben daarvoor behoorlijke stappen gezet in het ontwikkelen van de te hanteren methodiek. We werken aan verbeteringen van ons informatiebeheer door dit zoveel mogelijk te koppelen aan onze processen.
We hebben ons team met informatieprofessionals uitgebreid met en adviseur om de organisatie te kunnen begeleiden bij het verbeteren van ons informatiebeheer. Ook zijn er opleidingstrajecten uitgevoerd om de kennis van onze informatieprofessionals actueel te houden.
In 2023 kwam het Adviescollege openbaarheid en Informatiehuishouding met een advies over het beheren en bewaren van chatberichten bij de overheid: 'Kan dit weg?' - 'Nee' . Dit heeft bij ons ertoe geleid dat we voor het goed beheren van ons e-mail- en chatverkeer een voorstel hebben ontwikkeld voor de sleutelfunctionarissen van de organisatie. Dat willen we in 2024 implementeren, zodat de mailboxen van sleutelfunctionarissen permanent en duurzaam bewaard blijven.
Bovendien hebben we ons document managementsysteem Kiwi en onze e-mailapplicatie zo ingericht dat het gemakkelijker is geworden om e-mails zoveel mogelijk in context in Kiwi te archiveren.
Eind 2023 zijn we een extern onderzoek gestart naar de toekomstvastheid van ons huidige procesondersteuning en documentmanagement platform FileNet/Kiwi. Adviezen worden begin 2024 verwacht.