Voortgangsrapportages en jaarverslagen

 
1. Inleiding

Voor u ligt het jaarverslag van de toezichthouders Informatiebeheer en archief provincie Groningen van 2023. Het was een jaar van verandering binnen het provinciaal toezicht voor de provincie Groningen. Nieuwe aanwijzing provinciearchivaris, nieuwe constructie gericht op invulling vanuit de eigen organisatie waarbij het toezicht door de provinciearchivaris samen uitgevoerd wordt met Interbestuurlijk Toezicht Informatiebeheer en Archief, en een verslag in een andere vorm, hierover meer in hoofdstuk 1.1. De wijziging kwam voort uit de verandering binnen de noordelijke samenwerking en een nieuwe invulling van de functie van Interbestuurlijk Toezichthouder. Met ingang van 1 januari 2023 is de noordelijke samenwerkingsregeling tussen de provincies Drenthe, Friesland en Groningen op het gebied van interbestuurlijk toezicht op informatiebeheer en archief en provinciaal archief beëindigd. In deze samenwerking werd ook de rol van provinciearchivaris voor de provincie Groningen georganiseerd (zie de 'Evaluatie Noordelijke samenwerking Archieftoezicht 2023'). Het eindigen van de samenwerkingsregeling 2018-2022 betekende concreet voor de provincie Groningen dat de provinciearchivaris niet meer vanuit de samenwerking geleverd werd. Tot 1 januari 2023 was de heer D.M. (Dick) Bunskoeke, vanuit de samenwerking, aangewezen als provinciearchivaris. Vanaf 1 januari 2023 is de heer A.M. (Michiel) de Wolde aangewezen als provinciearchivaris, Michiel de Wolde is werkzaam bij de Groninger Archieven en voert deze werkzaamheden samen uit met mevrouw A.E. (Angelique) van der Heide-Schutte, werkzaam bij de provincie Groningen als Interbestuurlijk Toezichthouder Informatiebeheer en Archief en provinciaal archief. De huidige aanwijzing van de provinciearchivaris is een tijdelijke oplossing in afwachting van de nieuwe archiefwet, dan zal de aanwijzing gecombineerd worden met de functie van Interbestuurlijk Toezicht waarmee het intern gewaarborgd is.
De nieuwe toezichthouders hebben zich moeten verdiepen in de organisatie en de praktijk blijkt enigszins weerbarstig, zowel qua inrichting van het informatiebeheer als de inrichting van de organisatie en de organisatiecultuur. Het was een zoektocht naar een goede manier van toezicht houden waarbij we een gestructureerd en continueel verslag kunnen maken om de komende jaren verder op te kunnen bouwen, dit verslag is een vertrekpunt. De organisatie had bij de start van dit jaar nog geen intern kwaliteitssysteem waardoor het lastig was de juiste onderwerpen te bespreken, in de loop van 2023 is gewerkt aan een intern kwaliteitssysteem waaruit een 0-meting kwam voor informatiebeheer. Dat is de basis voor dit verslag geworden.

Ter illustratie een greep uit hetgeen we tegenkwamen bij onze zoektocht naar informatie:

De provincie Groningen heeft in de Groningse digitaliseringsstrategie in 2021 vastgesteld dat:
----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Digitale transformatie: een definitie
Toepassing van digitale technologie maakt het mogelijk onze werkzaamheden ‘anders’ vorm te geven. Of het nu gaat over de manier waarop inwoners of ondernemers contact met de provincie leggen of de wijze waarop we de flora en fauna in onze provincie inventariseren. Bij het gebruik van deze digitale technologie ontstaat meer en meer data. Data die ons vervolgens helpt efficiënter te sturen op de uitvoering én ons meer inzicht biedt in de effecten van beleid. Daarmee kunnen beter onderbouwde beleidsbeslissingen worden genomen. Verantwoording en sturing komen op een hoger kwalitatief niveau. Deze digitale transformatie vereist:

• Toegang tot moderne digitale voorzieningen en de vaardigheden om deze voorzieningen adequaat te ontwikkelen, gebruiken en beheren.
• Medewerkers die beschikken over voldoende vaardigheden om samen met specialisten digitale technieken toe te passen in hun werkveld en inzichten uit data te verkrijgen.
• Een organisatie gericht op leren en ontwikkelen

----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Het is toepasselijk om het in deze inleiding te benoemen. Als toezichthouders kunnen we dit volmondig beamen maar de praktijk is op dit moment nog heel anders. De provincie is in 2021 gestart met de Groningse digitaliseringsstrategie en inmiddels is er ook een onderzoek gestart waarbij informatiebeheer in brede zin opnieuw tegen het licht gehouden wordt, dit is een absolute noodzaak. De provincie voldoet nu niet aan de wet- en regelgeving, dit zal verderop in dit verslag besproken worden. De provincie heeft veel ontwikkelingen doorgemaakt, ook een organisatieontwikkeling waarvan de doorontwikkeling nog gaande is, maar er wordt niet procesgericht gewerkt binnen de hele organisatie. In een snel veranderende wereld met nieuwe wetgeving zoals de Wet open overheid (Woo), de Omgevingswet en de naderende nieuwe Archiefwet wordt proces- of zaakgericht werken en het juist beheren van grote hoeveelheden data en informatie steeds belangrijker. Bewustwording van nut en noodzaak van toegankelijke, vindbare, beschikbare en betrouwbare informatie door juist te archiveren is cruciaal voor een bedrijfsvoering die de burger verdiend.

De provincie heeft afgelopen jaar hard gewerkt om de informatiehuishouding beter op orde te krijgen. Ook daarin stond 2023 in het teken van verandering, nieuwe mensen, nieuwe doelen, diverse onvolkomenheden zijn opgelost of aangepast, Handboeken zijn bijgewerkt, vervangingstrajecten afgestemd, lang liggende achterstanden in bewerking en de kwaliteit en kwantiteit worden door een kwaliteitssysteem inzichtelijk gemaakt. Deze ontwikkelingen lopen door in het nieuwe jaar. De keerzijde is dat blijkt dat niet alle systemen voldoen aan het beoogde doel. KIWI wordt door een beperkt deel van de organisatie gebruikt, er zijn maar een aantal processen in KIWI ingericht. Het ontbreken van een organisatie breed zaaksysteem of procesgericht werken raakt een veel groter deel van de organisatie waarbij het op dit moment niet mogelijk is om te archiveren aan de voorkant.
Huidige systemen moeten tegen het licht gehouden worden, medewerkers moeten zich meer bewust worden van het belang om hun werk juist te archiveren (voor zover mogelijk in de huidige systemen) en de organisatie moet zich houden aan de eigen regelgeving. Een voorbeeld: conform Besluit Informatiebeheer provincie Groningen 2015, artikel 18 lid 2 "Plannen voor ingebruikneming of wijziging van informatiesystemen als bedoeld in artikel 1 van de Archiefverordening provincie Groningen 2015, waaronder applicaties, worden door het hoofd van de beheereenheid om advies voorgelegd aan de provinciearchivaris". In het afgelopen jaar is geen enkele keer advies gevraagd aan de provinciearchivaris terwijl er wel nieuwe applicaties zijn aangeschaft of gewijzigd, denk aan de Omgevingswet en de ontwikkelingen voor het financiële systeem. Al met al is er veel in beeld en problemen zijn opgepakt maar is er ook nog veel te doen en de uitdaging is groot.

 
1.1 Werkwijze

Om een gestructureerd en continueel verslag te kunnen realiseren is besloten om vanaf 2023 het verslag te baseren op de Kritische Prestatie Indicatoren voor het informatiebeheer (archief KPI’s) van de VNG (versie 2020).  Dit konden we realiseren omdat de organisatie in 2023 een kwaliteitssysteem heeft toegepast waarbij een 0-meting is gedaan. Het kwaliteitssysteem is bedoeld voor de organisatie om inzicht te krijgen (en verplicht in de archiefregeling artikel 16), daaruit zijn de KPI's voor de provincie Groningen opgesteld die als onderlegger voor de rapportage gebruikt zijn. Graag refereren we aan het rapport over 2022, daar was het rapport gebaseerd op 4 thema's die beschreven zijn en waar de provinciearchivaris een oordeel over gaf. De thema's waren:

• Thema 1 Kwaliteitssysteem (archiefregeling artikel 16)
• Thema 2 Goede geordende en toegankelijke staat (Archiefwet 1995, artikel 3)
• Thema 3 Selectie, vervanging, vernietiging en openbaarmaking (Archiefbesluit 1995, hoofdstuk II en III).
• Thema 4 Beheeromgeving (Archiefregeling hoofdstuk 4 en 5).

De 4 thema's zijn in dit verslag vervangen door KPI's waarbij de 4 thema's binnen de KPI's aan bod komen.

1.2 Verantwoording

In artikel 8 van de Archiefverordening provincie Groningen 2015 wordt het jaarverslag van de provinciearchivaris als basis voor de verantwoording van Gedeputeerde Staten genoemd. Het verslag beoordeelt de kwaliteit van het beheer van de binnen de provinciale organisatie aanwezige jongere archiefbescheiden en beschrijft de toestand van de naar de archiefbewaarplaats overgebrachte oudere archiefbescheiden conform:

1. Het toezicht op de informatiehuishouding bij de provincie, conform artikel 11 Verordening betreffende de zorg voor de archiefbescheiden van de provinciale organen;  
2. Het beheer van het archief dat door GS is overgedragen aan een archiefbewaarplaats, in ons geval de Groninger Archieven, conform artikel 6 Besluit Informatiebeheer provincie Groningen 2015;

2. Kritische Prestatie Indicatoren (KPI’s) Informatiehuishouding bij de provincie

De resultaten van de KPI’s en de verdiepende vragen maken zichtbaar of het informatiebeheer voldoet aan de wet- en regelgeving. De weergave vormt het beeld van de situatie op de inspectiedata:             

Rood = Voldoet niet;
Oranje = Voldoet gedeeltelijk;
Groen = voldoet.

2.1 Lokale regelingen (KPI 1)

De provincie heeft de volgende lokale regelingen:

• Besluit Informatiebeheer 2015
• Verordening betreffende de zorg voor de archiefbescheiden van de provinciale organen 2015

In 2023 zijn de lokale regelingen niet gewijzigd.

De provincie Groningen houdt zich niet (volledig) aan de eigen verordening, o.a. het informeren van de provinciearchivaris en vragen om advies bij wijziging of aanschaf van nieuwe applicaties.

Het Besluit Informatiebeheer is van 2015 en moet herijkt worden, deze wordt momenteel bewerkt binnen de organisatie. Daarbij wordt rekening gehouden met de nieuwe Archiefwet, het Informatie Beleidsplan en de Governance informatie- en databeheer die momenteel worden opgesteld. Het streven van de organisatie is het aangepaste Besluit Informatiebeheer in 2024 te laten vaststellen.

Verbonden partijen:
In het verslag van 2021 werd al geschreven dat in 2022 gesprekken plaats zouden vinden met het domein Bestuurszaken om tot een goed beeld van verbonden partijen te komen en daarvoor adequate afspraken met betrekking tot archivering vast te leggen. De inventarisatie heeft in 2023 plaatsgevonden, hieruit is gebleken of partijen afspraken hebben vastgelegd, waarbij geconstateerd moet worden dat hier nog een grote uitdaging ligt, in het volgende jaar zullen hier verdere stappen in gezet worden. Grip op deze informatie is van groot belang in verband met mogelijke financiële risico's en imagoschade.

Strategisch Informatie Overleg (SIO):
De provincie heeft geen Strategisch Informatie Overleg (SIO), het hebben van een SIO is in sommige beslissingen (advies voornemen vervanging, migratie en vervreemding) een wettelijke plicht maar een dergelijk overleg is binnen de provincie Groningen niet georganiseerd. Wel bestaat er een IPI (Informatiebeveiliging, Privacy en Informatiebeheer overleg), een strategisch IPI dat een vergelijkbare rol vervuld. Hier is echter niet de provinciearchivaris en een externe partij bij betrokken.

2.2 Middelen en mensen (KPI 2)

Team DIV zit in de transformerende fase van een uitvoerend team naar een (digitaal) adviserend team: een omslag van een klassiek/traditioneel DIV-team naar een ondersteunend proactief IB-team, van archiefbeheer naar informatiebeheer. Daarom ook de naamwijziging per 2024 in team Informatiebeheer (IB) wat de bredere en proactieve rol verduidelijkt.

De formatie is in 2023 gewijzigd en er zijn adviseurs aan het team toegevoegd. Taken en rollen worden in 2024 herzien op het gebied van adviseren, meedenken over de inrichting van informatiebeheer, actief ondersteunen gebruikers, werkprocessen en het stellen van kaders en richtlijnen, archivering aan de voorkant, kwaliteitscontrole, toetsing en monitoring van IB en verbetertrajecten. De provincie heeft de visie om de rol van de DIV-medewerker te veranderen door de verantwoordelijkheid en bewustwording voor het omgaan met informatie meer bij de gebruiker neer te leggen.
Dit alles is een mooi streven en hopelijk gaat de provincie een goede ontwikkeling doormaken en veel vooruitgang boeken in 2024. Kritische noot hierbij is wel dat voor het slagen van dit onderdeel de gehele organisatieontwikkeling ook van belang is, de mate van ‘vrijheid’ en eigen ‘invulling’ is groot bij de provincie en de inrichting en cultuur past nog niet goed bij een dergelijke ontwikkeling.

2.3 Archiefbewaarplaatsen, archiefruimten en e-depots (KPI 3)

Voorafgaand aan de wettelijke overbrenging na twintig jaar worden de fysieke archiefbescheiden in het provinciehuis bewaard. De daarvoor beschikbare archiefruimte is nog in gebruik en moet voldoen aan de wettelijke voorgeschreven waarden qua temperatuur en relatieve vochtigheid, welke respectievelijk tussen de 16 en 20°C en 40 en 60% moeten zijn. Er vinden regelmatig temperatuur- en vochtigheidscontroles plaats in de archiefruimte. De temperatuur is redelijk constant en binnen de marges gebleven. De luchtvochtigheid niet. Net als de afgelopen twee jaren is de luchtvochtigheid veel te hoog, wat risico’s oplevert voor het behoud van te bewaren archiefbescheiden. De archiefruimte voldoet niet aan wet- en regelgeving en wordt dan ook als onvoldoende beoordeeld.

De provincie is voornemens aan te sluiten op het e-depot van de Groninger Archieven. In de lopende projecten is het wel van belang om met de juiste metadata aan de slag te gaan en voorbereidingen te treffen voor aansluiting op het e-depot. Bij de bewerking van het ProMIS-archief wordt al rekening gehouden met een toekomstige overbrenging. Metadata die daar wordt toegekend is gebaseerd op de MDTO (Metagegevens voor duurzaam toegankelijke overheidsinformatie) standaard wat overbrenging naar het e-depot mogelijk moet maken. Over de gebruikte velden en of deze voldoen is door de Groninger Archieven een advies uitgebracht.

De provincie gaat aan de slag met een totaaloverzicht van de binnen de provincie Groningen aanwezige informatiesystemen en de specifieke informatie die deze bevatten. Verder is de uitfasering van ProMIS vorig jaar afgerond en is in september 2023 gestart met de bewerking van het digitale archief in ProMIS met een externe partij. In dit traject is ook overleg met de provinciearchivaris. Dit overleg is belangrijk om nawerk te voorkomen met betrekking tot de opname in het e-depot.

E-mailarchivering:
In 2023 is het advies voor de archivering van e-mail en berichtendiensten besproken. Het doel van het voorstel is e-mails en elektronische berichten van sleutelfunctionarissen veilig te stellen. De archivering van e-mails en berichten van overige medewerkers wordt meegenomen in het uitvoeringsprogramma van de digitaliseringsstrategie. De in-boxen van de vertrokken leden van PS en GS zijn integraal bewaard gebleven. Het proces van e-mailarchivering moet nog vastgesteld worden.

2.4 Interne kwaliteitszorg en toezicht (KPI 4)

In 2023 is een start gemaakt met het gebruik van het Kwaliteitssysteem Informatiebeheer Decentrale Overheden (KIDO) door het uitvoeren van een nulmeting. De provincie zet in op een jaarlijkse cyclus op basis van het kwaliteitszorgsysteem waardoor tekortkomingen in het informatiebeheer zichtbaar worden en vervolgens in volgorde van risicogrootte worden aangepakt. Er is een maandelijks overleg met de toezichthouder over lopende zaken waarbij diverse onderdelen van het informatiebeheer worden besproken en geagendeerd.

Het kwaliteitssysteem moet nog organisatie breed worden ingevoerd, dit is een wettelijke eis, door het niet toepassen voldoet de provincie niet aan wet- en regelgeving.

2.5 Ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid (KPI 5)

Allereerst om te beginnen een passage uit de rapportage van 2022:
---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
"Gedurende 2022 is vanuit het Uitvoeringsprogramma Digitaliseringsstrategie gestart met het scrumteam Informatiebeheer. Dit moet helpen om passende invulling te geven aan de uitdagingen waar de provincie voor gesteld is. Met het team KIWI is gewerkt aan optimalisering van beheeraspecten en het Basisdossier 2.0 is bij een aantal teams geïmplementeerd. Dit is een voortdurend proces, dat in een continue veranderende omgeving veel vraagt van betrokkenen. Vanwege allerlei factoren, waaronder personele wisselingen en uitval, is er helaas te weinig voortgang geboekt. Hopelijk kunnen er in 2023 weer grotere stappen worden gezet, want een kwaliteitssysteem is als basis voor informatiebeheer onmisbaar. Zonder vastgestelde, algemeen aanvaarde, ondersteunde en in de praktijk ook gecontroleerde kaders blijft het moeilijk, zo niet onmogelijk om grip te houden op de uitdijende informatiestromen bij de provincie. Het is evident dat er daardoor risico’s zijn. Of dossiers compleet en juridisch correct opgebouwd zijn en ook volgens de geldende termijnen bewaard worden is volledig afhankelijk van een werkend kwaliteitssysteem".
--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Afgelopen jaar is er als aangegeven in hoofdstuk 2.4 wel ingezet op een kwaliteitssysteem. Voor wat betreft de ontwikkelingen op basisdossier 2.0 moet geconstateerd worden dat er geen teams zijn overgestapt op KIWI basisdossier 2.0, hierin is geen voortgang geboekt. De meerderheid van de medewerkers werkt met Kiwi Basisdossier 1.0. In KIWI Basisdossier 1.0 kan pas na besluitvorming een selectienummer en bewaartermijn aan een besluit gekoppeld worden en is het niet mogelijk een dossier na afloop van het werkproces te sluiten.  Dit heeft verstrekkende gevolgen voor het beheer waaronder de waardering, selectie en vernietiging. Daarnaast is het niet mogelijk om dossiers te reconstrueren. Er is geen actueel, compleet en logisch samenhangend overzicht van de te bewaren archiefbescheiden. De provincie voldoet hiermee niet aan wet- en regelgeving.

Verder is het belangrijk om op te merken dat KIWI alleen voor het proces van besluitvorming is ontworpen en ingericht (zowel basisdossier 1.0 als basisdossier 2.0) en voor een aantal projecten. De applicatie functioneert niet als DMS (Document Management Systeem) of zaaksysteem voor de gehele organisatie. De overstap van KIWI basisdossier 1.0 naar 2.0 is dus niet de oplossing. Het grootste deel van de informatie binnen de organisatie is niet procesgericht vastgelegd, daardoor is veel informatie niet in beeld. Dit levert een groot risico op voor de toegankelijkheid, vindbaarheid, beschikbaarheid en de betrouwbaarheid van de informatie en heeft directe gevolgen voor de uitvoering van de Wet open overheid (Woo), de Omgevingswet, de Archiefwet en uitvoering van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

In de papieren tijd vond dossiervorming pas plaats als het hele proces was afgerond. De archiefafdeling ontving alle bescheiden en archiveerde het dossier. Dit maakte de archiefafdeling afhankelijk van wat er uit de organisatie aangeleverd werd. Procesinformatie bleef op de afdeling en was alleen beschikbaar bij de medewerkers zelf. Met de komst van zaakgericht werken of procesgericht werken bij organisaties is er een kanteling binnen de archieffunctie merkbaar. In plaats van achteraf archiveren is dit een doorlopend proces geworden waarbij archivering aan de voorkant plaatsvindt of via een centraal systeem of via applicaties die aan de voorkant ingericht worden, het zogenaamde 'archiving by design'. De provincie heeft stappen gezet maar de kanteling als hiervoor omschreven is onvoldoende op gang gebracht, hierdoor ontstaat willekeur en wordt reconstructie bemoeilijkt.

Er is een externe opdracht uitgezet om een inventariserend onderzoek uit te voeren naar de levensvatbaarheid van Filenet (KIWI).

De informatie in KIWI is niet geordend. In KIWI basisdossier 1.0 wordt pas na het afronden van een dossier gewaardeerd en geselecteerd op basis van de vigerende provinciale selectielijst. In basisdossier 2.0 wordt het dossier bij aanmaak gekoppeld aan een proces en aan een te bewaren of vernietigingstermijn gekoppeld. De ordening is dus op basis van de selectielijst. Daarnaast is er veel informatie opgenomen in niet beheerde applicaties. Er is geen overzicht van informatiesystemen en de informatie die deze bevatten bekend. De provincie gaat in 2024 aan de slag met een totaaloverzicht van de binnen de provincie Groningen aanwezige informatiesystemen en de specifieke informatie die deze bevatten.

De afgelopen jaren is door de provinciearchivaris gewaarschuwd voor de ontoegankelijke archiefbescheiden uit het ProMIS-systeem. In 2023 is een start gemaakt met de bewerking van deze informatie. Het archief is gemigreerd naar KIWI, van daaruit vindt er waardering en selectie plaats en worden de bescheiden op basis van MDTO (Metagegevens voor duurzaam toegankelijke overheidsinformatie) beschreven. Dit archief is grotendeels hybride, het papieren deel is al overgebracht naar de archiefbewaarplaats. Een deel zal voor vernietiging aangeboden worden, een ander deel moet overgebracht worden naar het e-depot. Binnen dit project moet de context en logische samenhang tussen het papieren en digitale dossier niet uit het oog worden verloren. Dit is een harde eis voor vindbare, toegankelijke, authentieke en betrouwbare informatie.

2.6 Vervanging, conversie/migratie, selectie, vernietiging en vervreemding archiefbescheiden (KPI 6)

De provincie maakt gebruik van de geldende selectielijsten van de provinciale organen. Een klein deel van de organisatie werkt met Basisdossier 2.0. Bij de keuze voor een werkproces worden het selectienummer en de bewaartermijn direct aan het dossier gekoppeld, zoals gezegd betreft dit slechts een klein deel van de medewerkers. De meerderheid van de medewerkers werkt met KIWI Basisdossier 1.0 waarbij pas na besluitvorming een selectienummer uit de provinciale selectielijst en een bewaartermijn aan een besluit gekoppeld kan worden. In KIWI Basisdossier 1 is het ook niet mogelijk een dossier na afloop van het werkproces te sluiten. De einddatum die gebruikt wordt om een eventuele vernietigingstermijn in te laten gaan is daardoor niet betrouwbaar. Er kan in een dossier nog stukken worden toegevoegd, gewijzigd of verwijderd. Overigens geldt dit alleen voor de processen die in KIWI ingericht zijn, de informatie in niet beheerde applicaties wordt niet gewaardeerd en geselecteerd. Ook uit die systemen moet worden vernietigd na toestemming van de provinciearchivaris. Al met al levert dit problemen op voor (tijdige) vernietiging van archiefbescheiden. In voorgaande rapportages zijn opmerkingen gemaakt over ProMIS, daar kon niet in vernietigd worden, dit is in 2023 opgepakt door de dossiers te migreren naar KIWI en daar te voorzien van de juiste metadata, de dossiers te waarderen en selecteren. Ter verduidelijking, het bewerken van de ProMIS-bestanden is een lopend project, hier is dus nog niet voldaan aan de wettelijke vernietiging.

Het handboek Vervanging is in 2023 gewijzigd door de archiefbescheiden van de commissaris van de Koning daarin op te nemen voor zover het de provinciale taken betreft.

Een andere grote stap was de digitalisering en vervanging van de personeelsdossiers waardoor beheer en privacy zijn verbeterd en geborgd.

De al wel gehanteerde hotspots zijn in 2023 nog niet formeel vastgesteld. Het formele proces om hotspots vast te stellen is in het overleg met de toezichthouder besproken en zal in 2024 vorm krijgen.

Er zijn nog veel niet gewaardeerde digitale bestanden aanwezig in allerlei systemen, waardoor daar persoonsgegevens onterecht verwerkt worden en gegevens en informatie te lang wordt bewaard. Begin 2023 is een vernietigingslijst voor de nog papieren archiefbescheiden aangeboden, deze is afgekeurd maar niet opnieuw aangeboden. Het vernietigen van digitale dossiers uit KIWI is in 2023 op gang gekomen. De overzichten met te vernietigen dossiers zijn eind 2023 aangeboden aan de provinciearchivaris en na aanpassing goedgekeurd, vernietiging zal plaatsvinden in februari 2024. Aangezien er niet volledig en tijdig vernietigd wordt, is er niet voldaan aan de geldende wet- en regelgeving.

2.7 Overbrenging van archiefbescheiden naar de archiefbewaarplaats (KPI 7)

Er is geen sprake geweest van overbrenging naar een archiefbewaarplaats of e-depot. Er is geen overzicht aangeleverd met archieven die mogelijk voor overbrenging in aanmerking komen. Hierdoor is niet te bepalen of er aan de wettelijke overbrenging is voldaan.

3. Kritische Prestatie Indicatoren (KPI’s) beheer overgebrachte archieven bij de Groninger Archieven

3.1 Middelen en mensen (KPI 2)

Voor het beheer van de overgebrachte archieven is de hele organisatie van de Groninger Archieven beschikbaar. Direct betrokken bij het beheer zijn de medewerkers van de afdeling Materiële zorg en Collectiebeheer. Direct betrokken bij de beschikbaarstelling zijn de medewerkers van de afdeling Publiek. Er zijn geen wettelijke achterstanden en alle soorten wettelijke verplichte werkzaamheden kunnen naar behoren worden gedaan.

3.2 Archiefbewaarplaatsen, archiefruimten en e-depots (KPI 3)

Archiefbewaarplaats
De depots van de Groninger Archieven aan het Cascadeplein 4 te Groningen en de externe locatie in Hoogkerk voldoen aan alle in de Archiefbesluit en Archiefregeling genoemde eisen voor archiefbewaarplaatsen. De twee locaties worden op afstand continue gemonitord op temperatuur en luchtvochtigheid en bij calamiteiten worden daarvoor aangewezen medewerkers op de hoogte gesteld en wordt het probleem aangepakt en zo snel mogelijk opgelost. De archiefbewaarplaats voldoet aan de geldende wet- en regelgeving.
De klimaatinstallatie had in de zomer een storing in één van de depots aan het Cascadeplein. Deze ruimte is leeggemaakt door alle archiefbescheiden tijdelijk naar een ander depot te verplaatsen tot het defect werd opgelost. In 2022 is de klimaatinstallatie vervangen.

Door de uitgebreide verbouwing van de studiezaal en de kantoorruimten waren de depots in 2023 slecht bereikbaar. Door gebruik te maken van luchtsluizen, stoflopers en het afplakken van deuren is het binnendringen van stof tot de depots tot het minimum terug gebracht op de eerste verdieping. Op de tweede verdieping is niet verbouwd. Daarnaast zijn er extra schoonmaakwerkzaamheden uitgevoerd.

e-Depot
De Groninger Archieven heeft in 2021 een eigen e-depot in gebruik genomen. De eerste overbrengingen van archieven van de gemeente Groningen zijn een feit.
Het e-depot is aangeschaft bij Preservica, deze leverancier is ISO 27001:2013 gecertificeerd. De Groninger Archieven passen de BIO (Baseline Informatiebeveiliging Overheid) toe voor de inrichting en het gebruik van de voorziening. Aan verdere certificering op basis van de CoreTrustSeal wordt gewerkt en is een meerjarenplan.

Onderdeel gemeentelijk rampenplan
De Veiligheidsregio Groningen is volgens wet verplicht de volgende beleidsplannen op te stellen: Regionaal Risicoprofiel, Regionaal Beleidsplan, Regionaal Crisisplan. Deze plannen zijn opgenomen in het Veiligheidsplan Veiligheidsregio Groningen 2020-2024 en inzichtelijk via de website van de Veiligheidsregio Groningen. Aantasting van cultureel erfgoed is opgenomen en van belang geacht maar komt niet voor in de Nationale Veiligheid Strategie (NVS).

Plan veiligheid, calamiteiten en ontruiming
De Groninger Archieven heeft een veiligheidsplan voor de archiefbewaarplaats met een calamiteitenplan en ontruimingsplan. Onderdeel van het ontruimingsplan is het Collectiehulpverleningsplan 2023 welke na de verbouwing begin 2024 geïmplementeerd zal worden.

3.3 Interne kwaliteitszorg en toezicht (KPI 4)

De Groninger Archieven zijn aangewezen als archiefbewaarplaats voor de te bewaren archieven van de provincie Groningen, zie Besluit Informatiebeheer provincie Groningen 2015 artikel 2.1. De Groninger Archieven werkt als archieforganisatie niet op basis van een kwaliteitszorgsysteem maar gebruikt een jaarplan, jaarverslag en de jaarlijkse accountantscontrole. Samen met collega-instellingen doet de Groninger Archieven mee aan de landelijke benchmarking Kwaliteitsmonitor Dienstverlening Archieven KVAN/BRAIN, voor dit jaar (2023) is in overleg besloten niet mee te doen in verband met de afwijkende dienstverlening door de verhuizing en verbouwing.

3.4 Ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid (KPI 5)

De Groninger Archieven publiceren alle inventarissen van de overgebrachte archieven op de eigen website, ook zijn deze gegevens terug te vinden op www.archieven.nl. Als collectiebeheersysteem wordt MAIS-Flexis gebruikt. Alle archieven van de provincie Groningen zijn voorzien van een toegang. Bij de materiële verzorging van de archieven zijn zuurvrije materialen gebruikt (omslagen en dozen) en weekmakers en ijzerwerk verwijderd.
Door preventieve conservering, de juiste passende zuurvrije verpakking en digitalisering van kwetsbare en veelgevraagde archieven zorgt de Groninger Archieven ervoor dat verval van de informatie zoveel mogelijk voorkomen wordt.

3.5 Terbeschikkingstelling van naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden (KPI 8)

Beschikbaarheid originelen en dubbelen
De in de archiefbewaarplaats berustende archiefbescheiden zijn kosteloos te raadplegen. Fysieke stukken kunnen bezoekers op de studiezaal op de locatie Cascadeplein raadplegen, geopend van dinsdag tot en met vrijdag. Steeds meer archieven zijn via de website van de Groninger Archieven als scan te raadplegen en kosteloos te downloaden. Bezoekers kunnen archiefbescheiden op verzoek laten digitaliseren mits de materiële staat, eventuele beperkingen op de openbaarheid en (auteurs) rechten van derden zich daar niet tegen verzetten. Vervolgens is het gescande stuk voor eenieder online te raadplegen. Het actuele tarievenoverzicht en informatie over de mogelijkheden voor het scannen van archieven zijn via de website van de Groninger Archieven te raadplegen.
Vanwege de verbouwing is er een tijdelijke studiezaal gerealiseerd met minder zitplaatsen. Bezoekers moeten een plek reserveren en stukken een dag van tevoren aanvragen in verband met de bereikbaarheid van de depots tijdens de bouwwerkzaamheden. Alle medewerkers helpen aan het eind van de dag om archiefbescheiden te halen en te retourneren voor de bezoeker. Ondanks de verbouwing is het hierdoor gelukt om de studiezaal gedurende het hele jaar open en toegankelijk te houden.
Er zijn 1040 stukken uit de provinciale collectie aangevraagd dit jaar op de studiezaal.

Beperking openbaarheid
De zorgdrager stelt de beperking op de openbaarheid vast; de provinciearchivaris geeft advies. Aan de provinciearchivaris is het correct uitvoeren van de beperkingen op de openbaarheid opgedragen. In het collectiebeheersysteem is geborgd dat stukken met een beperking op de openbaarheid niet zonder toestemming van de daartoe bevoegde instantie geraadpleegd kunnen worden. Besluiten tot beperking op de openbaarheid zijn afdoende gemotiveerd. De Groninger Archieven heeft een procedure voor het raadplegen van beperkt openbaar archief. Dit jaar hebben twee bezoekers niet openbare stukken aangevraagd uit de collectie van de provincie Groningen, onder voorbehoud is voor deze aanvragen toestemming verleend.

Afwijzing raadpleging of gebruik
De beheerder van de archiefbewaarplaats heeft geen regels geformuleerd omtrent afwijzing van raadpleging of gebruik van de archiefbescheiden wegens de slechte materiële toestand ervan of de onveiligheid. De betreffende bepalingen in de Archiefwet 1995, art. 15 en 17 voldoen en maken nadere eigen regelgeving overbodig.
Indien een verzoek tot raadpleging of gebruik afgewezen wordt, motiveert de beheerder van de archiefbewaarplaats de afwijzing van het verzoek tot raadpleging of gebruik.

Uitleningen aan overheidsorgaan en deskundige instelling
De beheerder van de archiefbewaarplaats voldoet aan zijn wettelijke verplichting om de overgebrachte archiefbescheiden voor bepaalde tijd uit te lenen aan het archief vormende overheidsorgaan.
Aan de provincie zijn in 2023 100 dossiers uitgeleend.

Voor de uitlening van archiefbescheiden aan deskundige externe instellingen, waar deskundig beheer gewaarborgd is, heeft de beheerder van de archiefbewaarplaats inhoudelijke en financiële voorwaarden opgesteld (herzien in 2023). Uit de provinciale collectie zijn in 2023 geen archiefbescheiden uitgeleend aan externe instellingen.

Regulering fysiek bezoek en gebruik
Op de website van de Groninger Archieven is informatie te vinden over de studiezaal aan het Cascadeplein. Het Bezoekersreglement is voor raadpleging beschikbaar bij de receptie en terug te vinden op de website.

Regulering digitaal bezoek en gebruik
Via de website van de Groninger Archieven zijn online archievenoverzichten die toegang geven tot de collectie(registraties). Ook scans van archiefbescheiden zijn online te raadplegen en te downloaden en bezoekers hebben de mogelijkheid om een verzoek tot scannen in te dienen.