Met het vaststellen van de Groningse Digitaliseringsstrategie door uw Staten eind 2021, heeft de provincie haar digitale ambitie uitgesproken. Aan de hand van drie programmalijnen zijn projecten gestart die bijdragen aan fase 0 '(p)repareren' en fase 1 'optimaliseren'. Er is een start gemaakt met de eerste gedefinieerde fase 0, genaamd '(p)repareren'.
Voor de uitvoering van de digitaliseringsstrategie zijn middelen beschikbaar gesteld om de inhaalslag te maken. Met deze middelen kan de inhaalslag slechts gedeeltelijk gemaakt worden. Verder zagen wij ons in 2023 geconfronteerd met impactvolle ontwikkelingen waaronder de oorlog in Oekraïne, hierdoor zagen we over de hele linie een sterke toename van risico’s op het gebied van digitale veiligheid.
In een sterk veranderende omgeving waarin een steeds hogere mate van afhankelijkheid ontstaat van digitale dienstverlening & interactie nemen de risico's op het gebied van informatiebeveiliging en bedrijfscontinuïteit in een steeds hoger tempo toe. Transparantie en open data hebben direct gevolgen voor de veiligheid. Het inzicht geven in ons handelen en het transparant maken van besluitvormingsprocessen stelt hogere eisen op het gebied van digitale veiligheid. Deze digitalisering zorgt echter ook voor een toename van bedreigingen van de digitale veiligheid. Jaarlijks neemt cybercrime en gedigitaliseerde criminaliteit met ruim 25% toe. Als organisatie moeten we dan ook blijvend investeren in een veilige verdere digitalisering van de informatiehuishouding en invulling geven aan het uitvoeren van onze misse om een gedreven, betrouwbare en vernieuwende organisatie te zijn, maar ook te blijven.
Binnen de organisatie kan hier tot nu toe adequaat op gehandeld worden, maar over de hele linie legt dit additioneel beslag op mensen en middelen en zorgt hiermee voor extra werkdruk binnen de ICT- organisatie. Procedures en werkinstructies zijn (en worden continue) aangescherpt en het beheersen van security- en cyberrisico’s vormt hierdoor meer en meer een integraal onderdeel van de dagelijkse operatie binnen de provincie Groningen. Het niet adequaat acteren kan leiden tot grote risico’s voor bedrijfscontinuïteit, risico’s op het gebied van informatiebeveiliging en privacy. Deze ontwikkelingen leidt tot extra inzet van mensen en middelen en heeft impact op de beschikbare capaciteit voor andere trajecten.
Bij het in kaart brengen van de beschikbare ICT-verandercapaciteit is duidelijk geworden dat er sprake is van een significante en structureel oplopende vraag naar verandercapaciteit. Het beschikbaar hebben van structurele middelen is dus noodzakelijk om de realisatie van de ambities vanuit de Digitaliseringsvisie verder gestalte te geven en adequaat te blijven handelen op de actuele ontwikkelingen zoals hierboven genoemd. Deze structurele financiering heeft ons in staat gesteld om de huidige dienstverlening te kunnen continueren en huidige (en mogelijke toekomstige) risico's te beheersen. De huidige structurele financiering maakt het nu dus mogelijk om de afhankelijkheid van externe capaciteit te verminderen, opgebouwde expertise kan hiermee voor een langere periode voor de organisatie worden behouden, daarnaast biedt de inzet van interne capaciteit een financieel voordeel ten opzichte van externe inzet. In de huidige arbeidsmarkt wordt het steeds lastiger om flexibele capaciteit te alloceren, deze trend is ook bij andere organisaties in het Noorden (maar ook de rest van Nederland) duidelijk waarneembaar. De krapte op de arbeidsmarkt is voelbaar en ook zichtbaar bij de werving en selectie voor nieuwe medewerkers. Echter voor het realiseren van de totale Digitaliseringsstrategie is het budget ontoereikend.
In 2023 is gebleken dat de oorspronkelijke planning niet realistisch is en hebben we niet de gewenste voorgang kunnen bereiken.
Uitwerking doelen 2023
- Uitvoering van de digitaliseringsstrategie
In 2023 hebben we de volgende resultaten bereikt:
Programmalijn 1 (Werken aan het realiseren van opgaven met data en digitale technologie):
- Het IMI (Interne Markt Informatiesysteem) staat en daar zijn we op aangesloten. De OOTS (Once Only Technical System), voor de uitwisseling van bewijzen tussen Europese overheidsinstellingen, is nog in ontwikkeling en wordt uiteindelijk gebruikt voor de SDG (Single Digital Gateway). Het tijdspad wordt vanuit Europa geregeld.
- In het kader van de invoering van de Woo is een voorziening getroffen om het lakken (onleesbaar maken van informatie) van documenten te vergemakkelijken en betrouwbaarder te maken.
- In samenwerking met gemeente Hogeland is een pilot 'digital twin' gestart met als doel om de toegevoegde waarde van dit instrument te toetsen door de woningbouwopgave beter inzichtelijk te maken. Resultaat wordt verwacht in eerste helft 2024.
- Vanwege andere (hogere) prioriteiten en onvoldoende beschikbare middelen hebben we nog geen voortgang geboekt op de nieuw vast te stellen solution-architectuur om het applicatielandschap te standaardiseren.
- Voldoen aan wet- en regelgeving: Als overheidsorganisatie willen we altijd voldoen aan wet- en regelgeving. Op het gebied van digitalisering is wet- en regelgeving aan verandering onderhevig en er komt nieuwe wet- en regelgeving bij. In de nieuwe organisatie is een team CIO Office opgericht. Dit team inventariseert jaarlijks deze nieuwe wetgeving en maakt hiervan impactanalyses zodat dit, zo nodig, kan worden verwerkt in projecten welke via jaarlijkse informatieplannen worden geagendeerd. Ten tijde van het schrijven van de digitaliseringstrategie constateerden we dat we hier onvoldoende zicht op hadden. Daarom is er in 2022 een inventarisatie gedaan en de impact is hiervan bepaald. Dit is in de volgende projecten verwerkt:
- Dienstverlening (Dienstenwet, single digital gateway, Wet digitale overheid, Wet modernisering elektronisch bestuurlijk verkeer)
- Informatiebeheer (Wet open overheid, Archiefwet, Wet digitale overheid)
- Publiceren (Wet open overheid, Wet elektronische publicatie, Wet digitale overheid)
Met het uitvoeren van deze projecten voldoet de provincie aan de genoemde wetgeving en door de structurele inventarisatie en agendering van projecten door team CIO Office zal de provincie Groningen daaraan blijven voldoen.
- Informatie en databeheer: Via het project informatiebeheer wordt gewerkt aan het beter vindbaar maken van informatie. Enerzijds voor onszelf, anderzijds om te blijven voldoen aan de archiefwet en de wet open overheid. Daartoe is een analyse gemaakt op basis van het Kwaliteitssysteem Informatiebeheer Decentrale Overheden. Belangrijkste constatering voor de vindbaarheid is de wijze waarop medewerkers informatie opslaan. Medewerkers doen dat niet uniform waardoor versnippering optreedt (dubbel opgeslagen, meerdere versies). Daarnaast is het informatielandschap steeds meer versnipperd en bevindt informatie zich op steeds meer verschillende plekken. In applicaties, MS Teams, in de 'cloud' of in mail. Dit vorm een extra uitdaging voor alle overheden om informatie goed te kunnen beheren. Daarom zijn beleid en richtlijnen nodig (informatie en data governance), zodat medewerkers weten hoe ze met informatie en data om dienen te gaan. Daar wordt op dit moment aan gewerkt. Ook laten we een onderzoek uitvoeren of ons archiefsysteem nog wel goed bij ons past gegeven veranderende wetgeving (Archiefwet en Woo), ontwikkelingen in de markt en in verhouding tot de kosten die we hiervoor maken.
- Verbeteren digitale dienstverlening: Wetgeving verplicht provincie Groningen stappen te zetten in de digitale verwerking van de aanvraag, zoals inzet van DigiD, eIDAS en e-Herkenning en vervolgens het besluit digitaal terug te koppelen. Het gehele proces dient digitaal met inwoners afgehandeld te kunnen worden, waarin rekening dient te worden gehouden met de AVG. Daarbij is het interbestuurlijke programma 'Mens Centraal' uitgangspunt hetgeen betekent dat onze dienstverlening passend, overzichtelijk, betrouwbaar, respectvol en eigentijds is. Ook moet onze dienstverlening toegankelijk zijn voor verschillende doelgroepen zoals vastgelegd in het tijdelijk besluit digitale toegankelijkheid overheid. Met deze uitgangspunten is een dienstverleningsarchitectuur ontwikkeld hetgeen de basis geweest voor een marktconsultatie en een aanbesteding waar op dit moment aan wordt gewerkt. Aanbesteding en implementatie hiervan zal plaatsvinden in 2024.
- Verbeteren externe communicatie: We hebben geconstateerd dat er de afgelopen jaren vanuit de organisatie diverse websites ontstaan zijn die niet allemaal diezelfde uitstraling hebben maar ook niet allemaal voldoen aan toegankelijkheids- en veiligheidseisen. De versnippering willen we tegengaan en we willen zoveel mogelijk terug naar één provinciale toegankelijke website. We hebben een inventarisatie gedaan met als doel te bepalen wat kan worden verwijderd, wat moet blijven en wat kan 'uitsterven'. Daarbij is de cyberveiligheid een voorwaarde. Hiervoor hanteren we de toegankelijkheidseisen conform Digitoegankelijk en de BIO (Baseline Informatiebeveiliging Overheid). Doelstelling qua toegankelijkheid is voor elke website een A-, B- of C-label, zoals de wet voorschrijft.
- Participatie: Via de website stemvanprovinciegroningen.nl is een platform beschikbaar waar inspraak kan worden gegeven op plannen van de provincie Groningen.
- Dataportaal: Op basis van de (in 2023) ontwikkelde datastrategie hebben we projecten geagendeerd waarmee we vanaf het derde kwartaal 2023 en verder werken aan een omgeving waarin we de belangrijkste datasets van de provincie beschikbaar gaan stellen, zowel voor eigen gebruik als voor ketenpartners. Zo geven we vorm aan onze rol van informatiemakelaar.
Programmalijn 2 (Bouwen aan een flexibel en robuust digitaal fundament):
- Diverse ICT-aanbestedingen waarmee het fundament wordt gelegd voor het verder ontwikkelen van data gedreven werken;
- Impact van digitaliseringsambitie is bepaald en vastgelegd in een uitvoeringsprogramma met ca. 45 projecten. Binnen deze projecten wordt gewerkt aan solution-architecturen.
- Inrichten T-shaped testen. Dat houdt in dat we nieuwe functionaliteiten voor implementatie goed kunnen testen met specialistische kennis op het eigen vakgebied (de verticale poot van de T) en basiskennis van naastgelegen technologische terreinen of meer algemene disciplines als bijvoorbeeld bedrijfskunde. Inmiddels hebben we een vergelijkbare methodiek geïmplementeerd.
- Opstellen en vaststellen van diverse strategische ICT-beleidsdocumenten (governancestructuur is ontwikkeld en er gaat gewerkt worden met jaarlijkse informatieplannen die op tactisch niveau richting geven aan de ontwikkeling van onze informatievoorziening)
- Implementeren nieuwe netwerkvoorziening waarbij voorzieningen worden getroffen voor het informatieveilig werken is gereed.
- Opstellen van data-integratiebeleid is afgerond en gaat in 2024 leiden tot de doorontwikkeling van ons data-integratieplatform.
- Belangrijke onderdelen van het robuuste fundament zijn het netwerk en het datacenter van de provincie Groningen. In 2022 is een ontwerp gemaakt van het nieuwe netwerk. In 2023 is gewerkt aan de realisatie hiervan (aanbesteding/implementatie). De laatste werkzaamheden worden in 2024 afgerond.
- Het robuuste fundament wordt gecompleteerd door het vernieuwen van onze werkplek. Daarvoor is een ontwerp gemaakt op basis waarvan een 'proof of concept' is neergezet. Deze wordt ten tijde van dit schrijven beoordeeld en zal medio 2024 beschikbaar komen voor medewerkers.
Programmalijn 3 (De ontwikkeling naar digitaal en datagedreven werken):
- Ontwikkelen digitale vaardigheden: In 2023 is gewerkt aan het opzetten van de ProvincieAcademie waarin diverse onderwerpen zijn ondergebracht. Gezien het feit dat onze omgeving volop in beweging is, is continu leren structureel een onderdeel van ons. Dat geldt zeker ook voor digitalisering waarvoor een specifieke leerlijn in de ProvincieAcademie is ondergebracht.
- Data gedreven werken: In 2023 is een datastrategie opgesteld, volgend uit de digitaliseringsstrategie. Kern daarvan is dat data van de provincie beschikbaar, bruikbaar, betrouwbaar en bestendig moet zijn. Niet alleen voor ons als provincie zelf, maar ook voor onze partners. Hiervoor is een dataplatform nodig en we zetten een 'data-community op waarbinnen partners het gesprek kunnen voeren over de benodigde data die we over en weer kunnen delen. We werken aan innovatieve projecten als 'digital twin' zoals in programmalijn 1 toegelicht en de toepassing van artificial intelligence (AI). Uiteraard houden we hierbij rekening met ethische risico's. Binnen de ProvincieAcademie worden leertrajecten toegevoegd op basis en gevorderde leerniveaus.
Verschillende doelen uit het Uitvoeringsprogramma van de Groningse digitaliseringsstrategie zijn ook terug te vinden in deel 2 Programmaverantwoording, deelprogramma 8.1 Bedrijfsvoering onder Bestaande prioriteiten met daarbij de resultaten voor 2023.