Bedrijfsvoering overige aandachtspunten

Formatie en bezetting

Grafiek 2. Formatie en bezetting

In de grafiek is te zien dat in het jaar 2023 zowel de formatie als de bezetting is toegenomen. De belangrijkste oorzaken hiervoor zijn:

• We hebben het personeel dat bij ons in dienst is én werkt voor of gedetacheerd is bij onze samenwerkingsverbanden in onze formatie (en bezetting) opgenomen, rekening houdend met de (tijdelijke) dekking die dit ook oplevert. We hebben daarmee een inhaalslag gemaakt.
• Voor het personeel dat we (tijdelijk) kunnen dekken uit extra middelen zoals SPUK’s vanuit het Rijk en andere inkomsten/bijdragen zijn we dat nu gaan vastleggen in ons personeelsinformatiesysteem.
• En we hebben begrotingswijzigingen doorgevoerd waar ook personele capaciteit mee gemoeid was met dekking vanuit beleidsgeld (leefbaarheid, wonen en volkshuisvesting, audiovisuele ondersteuning en studio, participatiebanen, informatiestrategie).

Dit leidt ertoe dat we de (tijdelijke) dekking nu ook zichtbaar maken in (tijdelijke) formatie en daarmee de formatie toeneemt. Belangrijk is daarbij dat we ook het onderscheid tussen tijdelijk en vast juist in de formatie in beeld hebben.

Daarnaast zien we dat ook de bezetting is toegenomen. De belangrijkste toenames worden veroorzaakt door het feit dat we vooruitlopend op de SPUK’s vanuit het Rijk voor de grote transities personeel hebben aangetrokken om een goede start te kunnen maken. Maar we zien op meerdere beleidsterreinen dat het drukker wordt en dus vacatures sneller opengezet worden. Tevens proberen we zoveel mogelijk inhuur te beperken door mensen in dienst te nemen, hetgeen ook leidt tot een hogere bezetting. Ook bij de bezetting hebben we een duidelijke scheiding tussen vast en tijdelijk. Op deze wijze kunnen we ook zien waar we potentiële risico’s lopen door met name vaste bezetting op tijdelijke formatie te hebben en daarmee dus tijdelijk geld/dekking. In een tijd waarin onze inkomsten minder structureel worden is dit een element waar we scherp op moeten zijn en blijven. Op basis van deze informatie kunnen we gericht sturen. We werken dan ook zoveel mogelijk vanuit het uitgangspunt dat we voor het totaal aantal vaste mensen ook structurele financiering moeten hebben en het totaal aantal tijdelijke mensen ook vanuit tijdelijke middelen worden gefinancierd. Dit alles uiteraard goed afgestemd op onze ambities die wij willen realiseren.  

In 2023 zijn we als organisatie gestart met het beter en vooral volledig registreren van alle informatie rond personeel (formatie en bezetting) in ons centrale personeelsinformatiesysteem (AFAS). Hiermee zijn we beter in staat om grip te krijgen op de personeelskosten en kunnen we beter inschatten hoe we aan het eind van een boekjaar financieel uitkomen met de personeelskosten. Ook gedurende het jaar kunnen we dan beter (bij)sturen.

Aantal medewerkers (man/vrouw)
Eind 2023 werkten bij de provincie Groningen 1.066 medewerkers. Dit is een stijging ten opzichte van het jaar 2022. Het aantal medewerkers is altijd hoger en groeit al een aantal jaren sneller dan de bezetting op basis van fte omdat niet iedereen fulltime werkt en we zien dat het aantal parttimers als gevolg van veranderingen op de arbeidsmarkt sterk toeneemt.

Onderstaande grafiek 'Aantal medewerkers' laat de verandering zien in het totale aantal medewerkers, onderverdeeld naar mannen en vrouwen. Het aantal mannen is het afgelopen jaar toegenomen met 61, het aantal vrouwen met 54.  

Grafiek 3. Aantal medewerkers (man/vrouw)

Het aantal medewerkers is niet gelijk aan de bezetting in fte (zie grafiek onderdeel Formatie en bezetting). Dit komt door het feit dat één formatieplaats door meerdere personen ingevuld kan worden.

Gemiddelde leeftijd  
De gemiddelde leeftijd bedroeg eind 2023 46,6 jaar (gemiddelde leeftijd vrouwen was 45,2 jaar en gemiddelde leeftijd mannen was 47,6 jaar). Dit is een daling van 1,5 jaar ten opzichte van eind 2022. Sinds 2015 was er een dalende trend te zien van de gemiddelde leeftijd maar in 2022 was dit toegenomen. In 2023 is de dalende trend weer ingezet.
We hebben in 2023 afscheid genomen van meer oudere medewerkers en hebben daarvoor gemiddeld genomen jongere medewerkers aangenomen. Dit heeft tot gevolg dat de gemiddelde leeftijd is gedaald.

Grafiek 4. Gemiddelde leeftijd

Ontwikkeling salarissen en sociale lasten

Tabel 16b. Salarissen en sociale lasten

 
De loonkosten zijn in 2023 iets lager uitgevallen dan begroot. De formatie is de basis voor de begrote loonkosten en de bezetting is de basis voor de gerealiseerde loonkosten (formatie en bezetting).

Inhuur personeel

Tabel 16c. Kosten van inhuur

De totale inhuur personeel in 2023 bedroeg ca. € 14,8 miljoen. Dit is een stijging ten opzichte van vorig jaar van ca. € 2,2 miljoen. Dit is te verklaren doordat het verzuim licht is gestegen en de arbeidsmarkt nog steeds krap is waardoor het langer duurt voordat vacatures ingevuld worden of zelfs bepaalde specifieke kennis niet beschikbaar is op de reguliere arbeidsmarkt en wel via inhuur beschikbaar is. Daarnaast worden er over het algemeen hogere uurtarieven gevraagd, dit in verband met de inflatiecorrectie.
In 2023 is het inhuurpercentage uitgekomen op 14,8%. We zetten hierbij de inhuurkosten af tegen de loonkosten incl. GS (€ 85,1 miljoen) plus de inhuurkosten, conform IPO-methodiek.
Omdat inhuur duurder is dan eigen personeel (twee derde van inhuur) is bepaald dat het percentage met twee derde vermenigvuldigd moet worden. Het inhuurpercentage is daarmee 9,9%. De afspraken die de directie met de OR heeft gemaakt (maximaal 10%) worden hiermee in 2023 gehaald.

Ziekteverzuim
Het ziekteverzuimpercentage was in 2023 onverminderd hoog en bedroeg gemiddeld 6,66% (zie grafiek 5). Er was zelfs sprake van een lichte stijging over het gehele jaar ten opzichte van 2022 (gemiddeld 6,47%). De verwachte daling in het psychisch verzuim door betere omgang met hybride werken en het effect van de herinrichting lijkt niet te zijn uitgekomen, derhalve is en blijft het ziekteverzuim een belangrijk aandachtspunt voor het management.

Grafiek 5. Ziekteverzuimpercentage

Van grote invloed op het totale verzuimcijfer is het domein Uitvoering met een gemiddeld hoger verzuimpercentage van 7,87% over 2023. Bij de andere domeinen ligt dit rond de 6%, wat meer overeenkomst met de landelijke cijfers van het CBS. In het derde kwartaal 2023 bedroeg dat verzuim 5,7%, tegen 5,5% voor de sector Openbaar bestuur van het CBS. In vergelijking met andere provincies hebben wij een aanzienlijk hoger aandeel buitendienstmedewerkers en gaat vergelijking op totaalniveau dus niet op.

De verzuimduur van medewerkers vertoont voor 2023 een soortgelijk beeld met dat van 2022.
Opvallend is de stijging in het aantal verzuimmeldingen van kortdurende aard (maximaal één week) de laatste drie maanden van 2023 ten opzichte van 2022. Over heel 2023 treffen we het aantal verzuimmeldingen van kortdurende aard vooral aan bij medewerkers in de leeftijdscategorie van 46 tot 55 jaar oud. Frequent kortdurend verzuim leidt vaak tot langdurig verzuim. Verder is opvallend dat in de leeftijdscategorie (26 tot 35 jaar oud) relatief veel medewerkers langer verzuimen (zes weken tot een jaar). Langdurig verzuim ziet men vaak bij medewerkers met psychische klachten. In de leeftijdscategorie van 56 tot 65 jaar oud komt relatief veel verzuim in alle duurklassen (van kort naar lang) voor. Dit beeld wordt ook bevestigd door onze arbodienst.

Op basis van deze ontwikkeling is eind 2023 door en voor het management extra ingezet om verzuim onder de aandacht te brengen. Zo zijn er extra trainingen voor leidinggevenden geweest om tijdig mogelijke signalen ter herkennen en zo tijdig actie te kunnen ondernemen. Er zijn gerichte interventies ingezet door het SMT (Sociaal Medisch Team).

Per 1 juli 2023 heeft de provincie Groningen, na een aanbesteding, een nieuw contract afgesloten met een andere arbodienst (Zorg van de Zaak). In het nieuwe contract zijn specifieke afspraken gemaakt over de wijze waarop door de arbodienst aandacht en ondersteuning wordt geboden bij tijdig signaleren van mogelijk langdurig verzuim.
Voor de RI&E (Risico-inventarisatie en evaluatie) is een tool ontwikkeld om de risico's op het gebied van veiligheid, gezondheid en welzijn in kaart te brengen. Deze RI&E is in samenwerking met A&O-fonds Provincies in 2023 volledig herzien, ook om te voldoen aan veranderde wet- en regelgeving.

Er is daarnaast voor alle medewerkers trainings- en voorlichtingsmateriaal beschikbaar gesteld in de ProvincieAcademie ten aanzien van verzuim en preventie zoals trainingen in het kader van een gezonde werkplek en thuiswerken.