Bedrijfsvoering overige aandachtspunten

Interne beheersing en rechtmatigheid
Tot en met boekjaar 2022 verstrekte de accountant zelfstandig een oordeel over de rechtmatige totstandkoming van de lasten, de baten en de balansmutaties (lees: over de rechtmatigheid). Dit houdt in dat deze transacties tot stand zijn gekomen in overeenstemming met het door Provinciale Staten jaarlijks vastgestelde normenkader.

Met ingang van boekjaar 2023 wordt een nieuwe verplichte rechtmatigheidsverantwoording opgenomen in de jaarrekening. Op basis van de door Provinciale Staten vastgestelde verantwoordingsgrens verklaart Gedeputeerde Staten of de in de jaarrekening verantwoorde baten en lasten alsmede de balansmutaties rechtmatig of niet rechtmatig tot stand zijn gekomen. De zekerheid die het college verkrijgt om de verantwoording af te kunnen leggen over de rechtmatigheid, komt voort uit de interne controles die worden uitgevoerd. De basis hiervoor is vastgelegd in artikel 20 van de Financiële verordening provincie Groningen 2023.

Rechtmatigheidsverantwoording
Op 10 juli 2024 hebben Provinciale Staten de Financiële verordening provincie Groningen 2023, die van toepassing is op het verslagjaar 2023 en volgende jaren, vastgesteld. In deze verordening zijn de kaders voor de rechtmatigheidsverantwoording vastgelegd. Op 20 december 2023 hebben Provinciale Staten het normenkader en controleprotocol voor de rechtmatigheidscontrole over het verantwoordingsjaar 2023 vastgesteld. In dit normenkader en controleprotocol zijn de verantwoordings- en rapportagegrens vastgelegd voor het verslagjaar 2023. De verantwoordingsgrens waarboven de rechtmatigheidsafwijkingen moeten worden opgenomen in de rechtmatigheidsverantwoording van de jaarrekening bedraagt 1% van de lasten, exclusief dotaties aan reserves. De verantwoordingsgrens bedraagt daarmee € 5.337.000. De rapportagegrens, de grens waarboven afwijkingen moeten worden gerapporteerd in de paragraaf Bedrijfsvoering, bedraagt € 533.700.

Toelichting rechtmatigheidsverantwoording
Onderstaand lichten wij - voor de drie rechtmatigheidscriteria - de bevindingen die de rapportagegrens van € 533.700 overschrijden nader toe.

Begrotingscriterium

Uit de rechtmatigheidsverantwoording blijkt dat over het begrotingsjaar 2023 sprake is van in totaal
€ 6,6 miljoen aan overschrijdingen van lasten op programmaniveau. De overschrijdingen zijn te kenmerken als begrotingsonrechtmatigheden die passen binnen het vooraf vastgestelde beleid en daarmee acceptabel zijn, zoals geduid in artikel 10 van de Financiële verordening provincie Groningen 2023.

De overschrijdingen hebben betrekking op:

• Programma 5. Economie ter grootte van € 5.041.000
• Programma 8. Algemene dekkingsmiddelen en bedrijfsvoering ter grootte van € 1.619.000.

Toelichting overschrijding programma 5
Binnen programma 5 is sprake van diverse afwijkingen ten opzichte van de (bijgestelde) begroting. De overschrijding van de lasten binnen dit programma wordt voornamelijk verklaard door de getroffen voorziening voor de aan Rodin Broadband Groningen (RBG) verstrekte lening. Op basis van de voortgang van het verkoopproces door de curator van de boedel van RBG, hebben wij een inschatting gemaakt van ons aandeel in de te verwachten verkoopopbrengsten. Aangezien wij verwachten minder te ontvangen dan de nog uitstaande hoofdsom inclusief bijgeschreven rente van de aan RBG verstrekte lening, treffen wij nu een voorziening van € 13,6 miljoen.

Toelichting overschrijding programma 8
Binnen programma 8 is sprake van diverse afwijkingen ten opzichte van de (bijgestelde) begroting. De overschrijding van de lasten binnen dit programma wordt voornamelijk verklaard door de voor de deelneming in Investeringsfonds Groningen BV (IFG) getroffen voorziening.
Uit de jaarrekening 2023 van IFG blijkt dat over 2023 een positief resultaat is gerealiseerd van € 1,0 miljoen. Aangezien de marktwaarde van de deelneming in IFG lager is dan de boekwaarde is voor dit verschil tussen de marktwaarde en de boekwaarde in het verleden een voorziening getroffen. Als gevolg van het positieve resultaat in 2023 valt er € 1,0 miljoen vrij ten gunste van het rekeningresultaat.

In 2023 heeft IFG € 4,4 miljoen aan dividend uitgekeerd. Wij hebben op basis van de jaarrekening 2022 van IFG deze dividenduitkering als bate verwerkt in de bijgestelde begroting 2023. Bij de tijdelijke uitbreiding van het fondsvermogen met € 20 miljoen is afgesproken dat deze tijdelijke uitbreiding zou worden terugbetaald uit de eerste opbrengsten uit exits en dividendopbrengsten.
Het is achteraf gezien niet juist geweest om de dividenduitkering als bate in de exploitatie 2023 te verwerken omdat het geen winstuitkering is, maar een voorschot op de toekomstige terugbetalingsverplichting van de nog te trekken aanvullende middelen van € 20 miljoen. Daarom hebben wij de € 4,4 miljoen aan dividend toegevoegd aan de voorziening. Bovenstaande leidt per saldo tot een nadelig effect van € 3,4 miljoen.

In de verschillenanalyse per programma in deel 2 Programmaverantwoording worden de afwijkingen in gerealiseerde baten en lasten ten opzichte van de bijgestelde Begroting 2023 met een omvang  
> € 100.000 nader toegelicht.

Voorwaardencriterium

Naleving van de Europese aanbestedingsregels
Tijdens de uitgevoerde controlewerkzaamheden hebben wij geconstateerd dat er in totaal zeven opdrachten zijn verstrekt in afwijking van de Europese aanbestedingsrichtlijnen. De omvang van de rechtmatigheidsfout volgend uit het ten onrechte niet Europees aanbesteden van deze opdrachten bedraagt in 2023 € 907.000. Dit betreffen:

• vóór 2023 geconstateerde afwijkingen van € 127.000 (doorloopfouten); en
• in 2023 geconstateerde afwijkingen van € 780.000, waarvan voor € 161.000 aan contracten afgesloten voor 2023 en voor € 619.000 aan (verlengingen van) contracten afgesloten in 2023.

In onderstaand overzicht zijn de bevindingen samengevat weergegeven.

Jaarlijks blijken uit de verrichte controles enkele inkopen waarbij ten onrechte niet Europees is aanbesteed. De omvang van deze rechtmatigheidsfouten bedraagt al enkele jaren ca. € 1,0 miljoen en kent een licht dalende trend. Wij streven ernaar de omvang van de rechtmatigheidsfouten als gevolg van het ten onrechte niet Europees aanbesteden verder te beperken, onder meer door het consequent uitvoeren van een zogeheten inkooptoets op opdrachtverleningen > € 25.000. Wij realiseren ons echter ook dat het naar verwachting niet realistisch is dat de inkopen in de toekomst volledig rechtmatig plaatsvinden.  

M&O-criterium

Bij de uitgevoerde controles zijn er geen bevindingen geconstateerd met betrekking tot het misbruik & oneigenlijk gebruik van provinciale regelingen. Bepalingen aangaande het voorkomen van misbruik & oneigenlijk gebruik zijn opgenomen in de verordeningen en daarmee voldoende geborgd.