Wij ondersteunen de organisatie en haar medewerkers bij het vervullen van haar maatschappelijke rol door het aanbieden van huisvesting en dienstverlening die een bijdrage leveren aan duurzaam en integraal samenwerken.
Belangrijke onderwerpen in 2023 waren:
- Duurzaamheid
Ook met de facilitaire dienstverlening willen we een bijdrage leveren aan de ambities van de provincie ten aanzien van duurzaamheid. De doelstelling is om koploper te zijn in duurzaamheid, middels de reductie van CO 2 , toepassen van circulariteit, streven naar energie-neutraal en maatschappelijk verantwoord inkopen.
In 2023 is het project Gevelrenovatie+ technisch en financieel afgerond.
Daarnaast zijn in het inkoopbeleid de Sustainable Development Goals (SDG's) verwerkt. Dit is de eerste keer dat de SDG's op deze manier worden ingezet. In de toekomst wordt dit inkoopbeleid gekoppeld aan de duurzaamheidsmonitor die dit voorjaar wordt gelanceerd. In het nieuwe inkoopbeleid ligt een sterke focus op duurzaam inkopen. We noemen dit ook wel maatschappelijk verantwoord inkopen. Naast het behalen van de beste prijs-kwaliteitsverhouding en het voldoen aan wet- en regelgeving, kunnen we inkoop namelijk gebruiken om duurzamere producten te kopen. Aangezien de provincie jaarlijks voor ongeveer € 100 miljoen inkoopt, kunnen we hiermee een flinke impact maken.
Het inkoopbeleid bevat, verdeeld over vier thema's, concrete doelen waaraan onze inkoop moet (gaan) voldoen. De vier thema's zijn:
- Tegengaan van klimaatverandering en milieuverontreiniging
- Circulariteit
- Diversiteit en inclusie (incl. social return)
- Ketenverantwoordelijkheid
Met de wijziging van het inkoopbeleid is ook het inkoopprotocol aangepast. Vanaf dit moment geldt dat wanneer een aanbesteding ruimte biedt voor duurzaamheid, dat dit onderdeel zal zijn van het inkoopadvies. Om van nieuwe inkoopbeleid naar concrete uitvoering te komen is medio 2023 een plan voor de inrichting van contractmanagement opgesteld. Eind 2023 is een strategisch contractmanager geselecteerd om dit plan tot uitvoering te brengen en zijn twee vacatures opengezet voor centrale contractmanagers.
- Op orde brengen van het ProMIS-archief
Dit project vindt deels in 2022 plaats en deels in 2023. In 2022 is de technische migratie van het digitale archief in ProMIS naar KIWI uitgevoerd. Dit is de benodigde eerste stap, zodat daarna het digitale ProMIS-archief in KIWI op orde kan worden gebracht conform wettelijke eisen. Uitvoering van dit project zal voor een groot deel door externe inhuur plaatsvinden. De technische voorbereidingen zijn eind september 2022 afgerond. Daarna zal het vervolgproject worden gestart. Hiervoor zullen eerst externe experts moeten worden gevonden. Daarom is de verwachting dat het grootste deel van het project in 2024 wordt uitgevoerd.
- Faciliteiten professionalisering en modernisering communicatie
Er is 2023 een professionele filmstudio gerealiseerd om aan de behoefte aan online of hybride bijeenkomsten met share- en stakeholders; belanghebbenden, medebestuurders etc. te voldoen.
- Uitvoering subsidies
Het subsidieproces is in 2023 verder geüniformeerd en geharmoniseerd waarbij de aanvrager centraal staat. In het verlengde van de organisatieontwikkeling is in 2023 gestart met het integraal uitrollen van dit subsidieproces. Er is een subsidietraining ontwikkeld voor alle medewerkers die werken in het proces om te komen tot subsidieverstrekking. Deze wordt onder de noemer 'Groots Subsidiewaark' via de ProvincieAcademie aangeboden. Doel is om het instrument subsidies nog beter in te kunnen zetten in ons beleid. Beleid dat ervoor zorgt dat de inwoner van de provincie Groningen nog prettiger woont, werkt en recreëert. Daarnaast is er gestart met een uitvoeringsplan voor het in 2022 vastgestelde M&O-beleid (Misbruik en Oneigenlijk gebruik) en in 2024 zal dit verder ontwikkeld worden.