Bedrijfsvoering naar thema

Organisatieontwikkeling
De structuur van de organisatie is op 1 januari 2022 gewijzigd in een organisatie bestaande uit vier domeinen (bestuurszaken, beleid, uitvoering en organisatieondersteuning). Binnen deze domeinen zijn basisteams gevormd. Binnen de structuur zijn diverse overlegvormen geïntroduceerd, zoals het concernberaad, domeinberaden en overleggen tussen domeinen, waarmee de samenwerking en afstemming in de organisatie ook in 2023 werd bevorderd. Daarnaast zijn en worden diverse (werk)processen uitgewerkt waarbij de benodigde samenwerking tussen de teams in beeld is gebracht en tevens gestart is met het inrichten van een processenportaal.

Er zijn diverse activiteiten georganiseerd om de cultuur en het leiderschap in de organisatie (persoonlijk en dienend leiderschap) te bevorderen. Als voorbeelden kunnen genoemd worden diverse bijeenkomsten voor het management (teamleiders, domeinleiders, directeuren), teamsessies begeleid door eigen organisatiecoaches en het bespreken van talentenscans (individueel en in teams) door eigen talentencoaches. De organisatieontwikkeling is gericht op het blijven ontwikkelen van de gewenste houding en gedrag, ondersteund door de juiste processen en dit weer ondersteund door een passende structuur. Er is gestart met het opzetten van een provinciale academie waarin diverse trainingen en opleidingen worden verzorgd en aangeboden, gericht op het vergroten van kennis en het stimuleren van kennisoverdracht.

Personeelsbeleid
In 2023 is gewerkt aan een verdere professionalisering van HRM-ondersteuning aan de organisatie, leidinggevenden en medewerkers. Er zijn verdere stappen gezet om leidinggevenden en medewerkers zoveel mogelijk zelf zaken te laten regelen in het e-HRM-systeem zodat adviseurs meer tijd hebben om tactisch of strategisch te adviseren.

Onze medewerkers zijn het menselijk kapitaal van de organisatie.
In 2023 hadden we een vijftal HR-thema's:

• Leiderschap
• Persoonlijke ontwikkeling
• Toekomstgericht
• Werkplezier en vitaliteit
• Diversiteit en inclusie

Hieronder lichten we de belangrijkste resultaten toe.

• Toekomstbestendig: Vinden, binden en boeien van (nieuw) talent

Ondanks de uitdagingen door de krapte op de arbeidsmarkt is het de provincie gelukt om bijna op alle vacatures in 2023 zelf in te vullen. Dit heeft meer energie en tijd gekost en creativiteit gevraagd. In september is daarom een extra recruiter aangenomen. Er is een start gemaakt met het project Arbeidsmarktcommunicatie. Er is een projectteam gevormd waar in samenwerking tussen HRM en Communicatie kritisch is gekeken naar de arbeidsmarktcommunicatie. Er is in kaart gebracht wat de communicatiestrategie is voor de komende jaren. Hierbij is gebruik gemaakt van de ervaringen van de mensen uit het projectteam en door het afnemen van interviews is er input uit alle lagen van de organisatie opgehaald. In grote lijnen komt het erop neer dat we aan de slag moeten met een sterk werkgeversverhaal, een moderne 'werkenbij'-website en meer ondersteunend beeldmateriaal. Wat helpt in ons werkgeversverhaal is dat wat wij doen goed aansluit bij de behoefte van de nieuwe generatie om betekenisvol werk te doen.

Er is een nieuw introductieprogramma gemaakt wat door alle nieuwe medewerkers wordt doorlopen om ze op een snelle, leuke en duurzame manier te laten landen binnen de organisatie. Dit doen we met behulp van de ProvincieAcademie; het online platform waar het leren en ontwikkelen van onze medewerkers centraal staat.

Er is kort na de zomer een start gemaakt met het afnemen van exitinterviews waardoor het inzichtelijker wordt waarom mensen onze organisatie verlaten. De resultaten van deze interviews laten nog geen eenduidig beeld zien waardoor het nog lastig is hier conclusies aan te verbinden. In 2024 verwachten we hier wel conclusies aan te verbinden en gerichte acties op te kunnen ondernemen.

Er is met groot succes geworven voor een nieuw traineeship met een looptijd van 24 maanden. In maart 2024 zullen 14 trainees gaan starten met een uniek traineeprogramma waarbij een stevige begeleiding op het gebied van persoonlijke ontwikkeling vanuit samenwerkingspartner Vonk wordt gekoppeld aan interessante inhoudelijke opdrachten binnen en buiten de provincie. Om de samenwerking en arbeidsmarktpositie te verstevigen met stad en ommeland gaan de trainees na de interne opdracht van de eerste 8 maanden, de volgende 8 maanden aan de slag bij een gemeente, waterschap of andere semi-overheidsinstelling. De laatste 8 maanden werken ze weer bij de provincie om vervolgens uit te kunnen stromen in een vaste functie binnen de organisatie. Zo willen we een jonge doelgroep aan ons binden.

• Strategische Personeelsplanning

Met behulp van het model voor strategische personeelsplanning is in samenwerking met het management in kaart gebracht waar de uitdagingen en knelpunten zitten voor de komende periode als het gaat om personeel.
Organisatie breed vielen daarin de volgende zaken op:

• Vergrijzing en ontgroening, minder nieuwe aanwas en grote uitstroom van pensioengerechtigde medewerkers. Hierdoor ontstaat gebrek aan capaciteit (kleine gaten) breed in de organisatie, niet echt in een team of een domein.
• De reflex meer mensen aan te nemen, wanneer er meer werk op ons afkomt biedt in de huidige arbeidsmarkt en met de verwachte uitstroom geen oplossing meer.
• Er worden nu vooral op teamniveau oplossingen bedacht, als meester-gezel constructies, zelforganisatie.
• Er worden nu op verschillende plekken in de organisatie projecten en programma's uitgevoerd (binnen beleidsteams, project- en programmamanagement en het gaswinningsteam).
• Door diverse ontwikkelingen als de transities, digitalisering, data, Omgevingswet, binnen het vakgebied en een overgang naar meer een regierol is er behoefte aan ontwikkeling van de huidige medewerkers.​
• Op termijn zullen er minder administratieve functies nodig zijn, maar dit vergt wel een investering in de systemen en het verbeteren en digitaliseren van processen.​
• Afbreukrisico specifieke kennis binnen de organisatie is groot, er zijn veel kwetsbare posities.

Nu we de eerste stap hebben gemaakt en de eerste knelpunten en uitdagingen in beeld hebben gebracht, zijn we bezig om het periodiek actualiseren van de strategische personeelsplanning in een vaste cyclus en structuur te brengen, zodat we op basis daarvan beter kunnen gaan sturen. Belangrijk daarin wordt dat we over actuele inzichten blijven beschikken van wat hebben we nu, wat verwachten wen en wat hebben we nodig, zodat we gerichte maatregelen en acties in kunnen zetten.

• Leiderschap en Persoonlijke ontwikkeling

Er is in het afgelopen jaar geheel in lijn met de voorgaande jaren ingezet op de verdere groei en ontwikkeling van domein- en teamleiders door meerdere trainingen, meerdaagse sessies, coaching, themadagen en themasessies. Belangrijke thema's daarin waren onder andere verzuimbegeleiding, gespreksvoering en werving & selectie.

Persoonlijk leiderschap is een groot goed binnen de organisatie. Voor iedere medewerker geldt dat persoonlijk leiderschap en eigen regie het uitgangspunt is voor de ontwikkeling van en inzetbaarheid op talenten. Dit gedachtegoed is uitgewerkt en in de afgelopen periode verder uitgerold binnen de organisatie door te starten met de ProvincieAcademie. Hierin worden voor alle medewerkers allerlei soorten trainingen en opleidingen aangeboden. Naast allerlei vaktechnische en vaardigheidstrainingen, worden daar ook veel trainingen en activiteiten aangeboden die gericht zijn op persoonlijk leiderschap, persoonlijke ontwikkeling en talentontwikkeling. Tevens is er in de goede gesprekken extra aandacht besteed aan het door medewerkers inzetten van het in de cao beschikbaar Persoonlijk Ontwikkelbudget voor scholing, opleiding en trainingen.

• Toekomstgericht

In 2023 hebben we ons primair gericht op het verbeteren van het onboardingproces van nieuwe medewerkers. In een krappe arbeidsmarkt is het des te belangrijker om nieuwe medewerkers direct een warm welkom en een goede start te geven. We hebben dit gerealiseerd door een geheel vernieuwd introductieprogramma aan te bieden. Dit programma is ontsloten via de ook in 2023 gelanceerde ProvincieAcademie. Het programma bevat naast een interactieve introductiedag enkele online te volgen modules, een rondleiding door het provinciehuis en de aflegging van de ambtseed. Het gaat in dit programma om kennismaken met nieuwe collega's onderling, met de provincie als organisatie en met onze normen, waarden en cultuur. Naast dit programma is er ook een handige checklist opgesteld die teamleiders en ondersteuners kunnen gebruiken voor een goede start van de nieuwe medewerker op de werkplek zelf. Tot slot hebben we aandacht gehad voor de uitstroomprocedure door beter in kaart te krijgen waarom medewerkers onze organisatie verlaten. We hebben hiervoor een nieuwe exitprocedure opgezet en deze zo vormgegeven dat er zowel kwalitatief als kwantitatief gemonitord kan worden op de redenen van vertrek.

• Werkplezier en vitaliteit

Vitaal en met plezier naar je werk gaan! Dat is wat de provincie Groningen belangrijk vindt. Om dit in de organisatie uit te dragen zijn diverse interventies ingezet en hebben ons aangesloten bij grote landelijke activiteiten als de week van de vitaliteit en de week van de werkstress. In deze weken hebben we werkplezier gecombineerd met vitaliteit met diverse activiteiten als een stadswandeling, lezingen, een supermarkt safari met een diëtiste, yogasessies, etc.

Ook voor de buitendienstmedewerkers zijn er vitaliteitsdagen georganiseerd. Tijdens deze dagen zijn workshops verzorgd over integriteit en grensoverschrijdend gedrag door middel van theaterinterventies Tevens is aandacht geweest voor de fysieke belasting die optreedt bij het uitvoeren van het dagelijkse werk en dan met name tijdens het maken van de soms vele kilometers in de dienstvoertuigen. Tot slot is het bewustzijn vergroot wat het effect van vitaliteit op stress is, waarin duidelijk werd dat slaap een belangrijk onderdeel is van je vitaliteit.
We hebben hiermee bereikt dat de bewustwording van deze, niet stoere onderwerpen, meer begrip en erkenning hebben gekregen bij de buitendienstmedewerkers.
 
We hebben dit jaar vitaliteit binnen de organisatie op de kaart gezet door activiteiten te organiseren. De activiteiten waren laagdrempelig en we hebben hiermee willen laten zien dat het niet moeilijk hoeft te zijn om te werken aan je vitaliteit en je met kleine stapjes iets moois kunt bereiken.

• Diversiteit en inclusie

De organisatie streeft naar een inclusieve organisatie die optimaal gebruik maakt van de diversiteit van talenten, waardoor ieder naar vermogen bij kan dragen aan het organisatieresultaat. We gaan voor een evenwichtig personeelsbestand, waarin iedereen welkom is. Binnen dit generieke beleid besteden we extra aandacht aan een gelijkwaardige verdeling man/vrouw, verjonging door middel van een traineeprogramma en de uitvoering van de Participatiewet.
De impuls rond deze onderwerpen zijn in gang gezet en staan hoog op de agenda van de organisatie. We doen dit door in al onze arbeidsmarktactiviteiten diversiteit en inclusie zichtbaar te maken. We hebben een Gender Equality Plan (GEP) gepubliceerd op de provinciale website. We zetten actief in om de verdeling man/vrouw op met name hogere functies te verbeteren.

Het traineeprogramma dat halverwege april 2023 afliep heeft ertoe geleid dat zes trainees aansluitend in dienst zijn getreden. De overige twee trainees hebben buiten de provincie Groningen een baan gevonden, passend bij hun eigen ambitie. Om aandacht te houden voor verjonging is het programma geëvalueerd en de output hiervan is verwerkt in de opzet van een nieuw traineeprogramma waarbij er extra aandacht is voor de begeleiding van de trainees, het opleidings- en ontwikkelprogramma en de samenwerking met gemeentes in de provincie is opgezocht. Eind 2023 is de werving gestart voor twaalf trainees die in 2024 kunnen starten met een vernieuwd programma.

Tot slot hebben we de werving, plaatsing en begeleiding van medewerkers die vallen onder de Participatiewet aangepast. Alle inspanningen hebben er toe geleid dat we er in 2023 in geslaagd zijn het quotum voor 2023 te behalen.